Claves para mantener al equipo unido en la distancia

Marzo 2020 | Actualidad

En ocasiones, las circunstancias, ya sean consecuencia del propio trabajo o factores externos a la empresa, obligan a uno, a varios o a todos los integrantes de un equipo a trabajar a distancia e incluso desde casa, como está ocurriendo actualmente fruto de la situación de emergencia sanitaria que vivimos. Y en estos casos, de la unión nace la fuerza. Remando todos en la misma dirección, los retos lo son menos.

Es imprescindible seguir siendo un equipo, a pesar de la distancia. Encontrar los mecanismos y las fórmulas que ayuden a desempeñar las mismas tareas que en la oficina desde la distancia física, compartiendo los mismos objetivos y valores para seguir siendo una piña y cuidar las relaciones humanas que son el corazón de una empresa y que se genera al compartir un mismo espacio. Lograrlo depende de tres claves: comunicación, previsión y tecnología.

Comunicación

Comunicación equivale a confianza. A más confianza entre todos, más transparencia, más implicación, más creatividad y mejor rendimiento. Así que, en la distancia, más que nunca es necesaria la comunicación. El trabajo puede ser virtual, pero las personas no lo son. Y del contacto humano y la colaboración nacen las mejores ideas.

Para eso es importante contar con herramientas virtuales que nos permitan estar permanentemente en contacto con todos los compañeros. Pero no sólo a través de emails o chats. Poder ver al compañero, dialogar cara a cara es fundamental. Por eso se vuelven imprescindibles las videoconferencias conjuntas a horas determinadas, pero también espontáneas, para hablar y debatir ideas. El contacto humano es la base de la personalidad y del éxito de una empresa. Los equipos virtuales funcionan mejor cuando cada uno da lo mejor de sí mismo.

Para ayudar a mantener la cercanía y la cordialidad entre los miembros del equipo es recomendable programar la pausa del almuerzo y de la comida y aprovechar entonces las videollamadas para el contacto personal. Para esas charlas que generalmente se generan en torno a una taza de té o de café o mientras cada uno da cuenta del contenido de su fiambrera.

Es importante que nadie se olvide de moverse. De levantarse, de estirar las piernas y de cambiar de postura mientras trabaja. Que estar en casa no sea sinónimo de entumecimiento ni apatía. Para eso, una opción interesante es contar con una mesa elevable que permita alternar el trabajo sentado y de pie y con sillas que se adapten al cuerpo y favorezcan una postura cómoda. Trabajar en las sillas del comedor o en el sofá puede traer problemas de salud a largo plazo.

Tecnología

Un ordenador y una conexión wifi pueden ser suficientes para responder emails o para redactar y enviar un informe. Pero el trabajo en equipo requiere de mucho más. Las nuevas tecnologías traen consigo nuevas herramientas de trabajo remoto que facilitan la coordinación de equipos y el trabajo en red. Desde bases de datos en red sincronizadas, como pueda ser Box, a aplicaciones orientadas a la planificación y organización de tareas como Monday, Trello y Asana que permiten a todo el equipo compartir proyectos, objetivos y plazos.

Aplicaciones como estas permiten introducir descripciones detalladas de cada tarea, la fecha de entrega, el estado del proyecto y las personas implicadas en cada una. Pueden adjuntarse archivos e incluso generar calendarios, dependiendo de las funciones de cada una. Reuniones a través de Skype o Google Hangouts deben formar parte también de la organización diaria.

Una vez estén claras las herramientas necesarias, es el momento de definir la organización interna del equipo. No sólo desde el punto de vista profesional sino también personal, para que la coordinación sea la misma tanto dentro como fuera del espacio de trabajo.

Previsión

En ese sentido, la previsión y la planificación son cruciales. Para poder implementar un sistema de trabajo colaborativo en red, debe establecerse una planificación clara con una serie de rutinas diarias en cuanto a tareas, reuniones y horarios durante la jornada laboral, con los plazos, participantes y objetivos de cada tarea y cada proyecto.

Además, cada miembro del equipo debe asegurarse de contar con un espacio apropiado, cómodo y eficiente para desarrollar su labor profesional en el hogar, durante el tiempo que sea necesario, apelando a un espíritu de equipo y a unos valores compartidos que serán la clave para abordar y superar cualquier obstáculo. 

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