10 clés pour équiper une PME

Juillet 2017 | Actualite

En Espagne, 99% des compagnies sont des petites et moyennes entreprises, c’est-à-dire, des PME. 42% d’entre elles emploient moins de neuf travailleurs, ce qui en fait des microentreprises. Le mobilier de ces bureaux, ainsi que leur éclairage et leur emplacement, s’avèrent être des éléments clés pour la productivité des employés, qui doivent adopter au quotidien de nouvelles méthodes de travail et d’organisation afin de s’adapter aux nouveaux temps. Nous connaissons les dix clés fondamentales pour équiper une PME de moins de 10 personnes, grâce à Aureliano Bascuñana, membre d’Oficines, distributeur d’Actiu à Valence (Espagne). 

1. L’aménagement de l’espace

« Jusqu’à présent, lorsque les entreprises se développaient, l’achat de mobilier était considéré comme quelque chose d’imposé par l’évolution des temps. On s’équipait peu à peu de nouvelles tables et de chaises, au rythme de la croissance des effectifs, pour créer un bureau, sans ordre ni structure véritables. Maintenant, les projets sont aboutis, pensés en fonction des besoins de chaque entreprise et du type de travail qu’elle exécute », explique Aureliano, spécialiste en matière d’aménagement de bureaux et de nouveaux espaces conçus pour les PME. De ce fait, la conventionnelle organisation basée sur les bureaux fermés qui donnent sur un long couloir disparaît, pour laisser place à de nouveaux espaces qui respirent l’image de marque et l’uniformité. 

« 90% des nouvelles entreprises ont besoin de s’équiper d’un accueil, d’un open space avec des postes conçus pour 4 à 8 personnes, d’une salle de réunions, d’une salle d’archives et d’un espace prévu pour la restauration ».

2. Le confort et l’ergonomie

L’ergonomie constitue l’élément clé dans la lutte contre l’absentéisme au travail. Lorsqu’on investit dans l’ergonomie, on investit à la fois dans la santé, la productivité et l’efficacité. Par conséquent, chaises et tables jouent évidemment un rôle central. « Nous retrouvons souvent du mobilier obsolète au cours de nos projets, comme si tout se valait pour travailler. Mais ce n’est pas le cas. Nous passons de nombreuses heures assis sur un siège, il est donc indispensable que ce type de mobilier soit en mesure d’offrir une bonne position d’un point de vue ergonomique », signale Aureliano. Avec les sièges, ce sont les tables relevables qui ont le vent en poupe dans les bureaux, car elles offrent la possibilité d’alterner facilement, en fonction du réglage, travail assis et travail debout dans la journée. « Les postes dynamiques qui sont pourvus de tables pouvant s’ajuster à différentes hauteurs, même quand on travaille debout, représentent non seulement un investissement dans l’équipement, mais également dans la santé des travailleurs », conclut Aure. 

3. L’open Space, un espace dédié à tous

« Dans les PME, la mobilité des postes de travail n’est pas courante, car chacun possède son propre espace. La tendance actuelle donne la préférence à des zones ouvertes qui permettent la communication et le travail d’équipe. Même les chefs et les directeurs, notamment ceux issus des générations les plus jeunes, délaissent leur bureau pour rejoindre les tables de travail situées dans des espaces ouverts et communs, et pour ce faire, l’idéal est d’installer des postes conçus à partir de bends de quatre postes, de façon à pouvoir contrôler l’effet « bruit de fond », et créer ainsi des îlots de travail composés de quatre personnes », explique Aureliano. 

4. Les cloisons phoniques entre les postes de travail

Les éléments tertiaires tels que les cloisons phoniques qui servent à séparer les postes, constituent des éléments clés dans les zones d’open space, car celles-ci ont besoin de confidentialité et de netteté visuelle. « Les cloisons phoniques permettent d’atténuer les sons afin que chaque personne puisse bénéficier d’un petit espace personnalisable où pouvoir disposer photos de famille, calendriers, et tout ce dont elle a besoin pour sa propre organisation. De plus, les cloisons améliorent la confidentialité, même si elles n’empêchent pas le contact visuel ou la communication entre collègues », souligne Aureliano.

5. L’électrification de chaque poste : indispensable

Dans un bureau, les tables à câblage interne s’avèrent aussi nécessaires que la connexion à internet. Une fois qu’on y a pris goût, plus moyen de s’en passer. « À l’ère des télécommunications, il est essentiel que chaque personne, en ôtant un cache, puisse trouver les prises et les fils nécessaires au chargement des dispositifs électroniques, plus un espace pour garder clés et portefeuille. En outre, cela contribue à une grande netteté visuelle qui empêche toute source de distraction ou de fouillis, tels que des éléments superflus qui embarrasseraient le bureau »

6. Les salles privées de réunions multi-usage

Jusqu’à présent, la plupart des bureaux possédaient une salle fermée en permanence et à l’usage exclusif du gestionnaire ou du directeur financier de l’entreprise. Désormais, les nouvelles tendances ont permis aux chefs de sortir de ces espaces privés afin de les intégrer avec le reste de l’équipe, ce qui facilite incontestablement la communication et la collaboration. « Les anciens bureaux des chefs sont devenus des zones de réunion polyvalentes au service de tous, pouvant être utilisées comme lieu de réunion ou pour une vidéoconférence, pour passer des appels téléphoniques, comme zone de concentration ou comme espace de réflexion à l’usage de la personne qui dirige l’équipe. Nous avons tous besoin, à un moment donné, d’un bureau. Il est donc essentiel de mettre cet espace à la portée de tous », explique Aureliano. C’est une tendance plutôt bien intégrée dans les entreprises où l’on emploie les générations les plus jeunes, mais elle ne représente qu’une lointaine réalité dans les bureaux occupés par les générations plus classiques. 

Une tendance plutôt bien intégrée dans les entreprises où l’on emploie les générations les plus jeunes, mais qui ne représente qu’une lointaine réalité dans les bureaux occupés par les générations plus classiques. 

7. L’office, ou salle de réunions informelles

Voici un autre élément indispensable en matière d’espaces de travail : les zones de réunions informelles, des espaces dédiés à la restauration ou pour prendre un café ou simplement un lieu pour s’asseoir et se détendre, pour profiter d’une courte pause. « À l’heure actuelle, la zone office est l’une des plus demandées. Les gens ont besoin de se restaurer au bureau, afin de profiter au maximum du temps et de pouvoir sortir avant, mais c’est aussi une zone de détente où l’on peut passer prendre un café. Nous conseillons toujours un équipement de tables hautes avec des tabourets pour ce type de postes, car cela permet de changer nos habitudes en nous asseyant d’une façon différente. Et au cas où la zone ne disposerait pas de tabourets en quantité suffisante, on pourra discuter debout et côte-à-côte avec les collègues. Ce type de mobilier encourage la communication tout en occupant peu d’espace ».

8. Le stockage

Malgré les prévisions répétées, nous n’en avons pas encore fini avec le format papier, loin de là. Pouvoir disposer d’espaces de stockage est important, et il est indispensable qu’ils soient bien planifiés, à fortiori dans de petits espaces. « Dans un souci de luminosité, nous conseillons toujours d’installer de grandes armoires contre les murs perpendiculaires, et dans un souci de netteté visuelle, il vaut mieux concentrer l’archivage en hauteur afin d’éviter que des choses ne traînent dessus. Nous installons également sous les tables, des tiroirs individuels qui ferment à clé afin que chacun puisse conserver ses effets personnels à proximité. Ce sont des éléments qui permettent de profiter d’un espace rangé, propre et agréable, particulièrement apprécié, notamment dans les zones d’open space », explique Aure.

9. L’accueil

Dans un bureau, l’entrée est presque aussi importante que la disposition des postes de travail, car elle représente l’image de marque de l’entreprise et c’est l’entrée qui offre la première impression aux clients qui viennent nous voir. « À de nombreuses occasions, nous avons été confrontés à l’aspect lamentable des bureaux d’accueil, qui souvent ne sont qu’une extension du poste de travail de la secrétaire, encombrés de papiers, équipés de mobilier vieillot et d’un mauvais éclairage. Nous insistons tout particulièrement sur cette zone car elle est primordiale, tant pour les travailleurs que pour ceux de l’extérieur qui découvrent une entreprise avec une image très négative. De plus, l’accueil peut servir également de coin détente ou de zone informelle pour faire une pause et déconnecter »

10. Les plantes

Et à propos de déconnexion, voici une nouvelle tendance qui envahit aussi bien les bureaux que la maison, un élément partagé parmi ceux qui se révèlent indispensables, car ils apportent du bien-être tout en rendant un espace de travail plus convivial : les plantes. « Chaque jour, de plus en plus, nous conseillons de faire une activité qui se différencie du travail au bureau, comme de prendre soin d’une plante, par exemple. Cela va permettre de déconnecter pendant quelques instants et de penser à autre chose. Nous incitons donc les chefs à encourager ce type d’activités. En plus, elles apportent une touche de vie et de couleur et elles nous rapprochent de la nature ».

En définitive, l’important c’est de créer un espace dans lequel les gens se sentent bien et où ils puissent être en mesure de personnaliser un tant soit peu leur poste de travail ; un espace qui favorise une bonne communication, tout en mettant la confidentialité à la portée des gens ; un espace aux structures horizontales, offrant transparence et bonne ambiance ; et dans lequel le mobilier occupe une place de choix, en tant qu’outil de bien-être et de travail à la fois.

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