Les clés pour que l'équipe reste unie malgré la distance

Mars 2020 | Actualite

Parfois, les circonstances, qu’elles soient dues au travail ou à des facteurs externes à l’entreprise, obligent un ou plusieurs, voire tous les membres d’une équipe à travailler à distance et même depuis chez soi, comme c’est le cas à présent, à cause de la situation d’urgence sanitaire que nous vivons tous actuellement. Et dans ce cas, l’union fait la force. Lorsque nous ramons tous dans le même sens, les défis s’amenuisent.

Il est indispensable de continuer à être une équipe, malgré la distance. Trouver les systèmes et les formules qui permettent d’effectuer les mêmes tâches qu’au bureau malgré la distance physique, en partageant les mêmes objectifs et les mêmes valeurs afin de rester unis et prendre soin des relations humaines, qui constituent le cœur d’une entreprise et qui se créent lorsqu’on partage le même espace. Pour ce faire, les clés de la réussite reposent sur trois facteurs : communication, prévision et technologie.

Communication

Communication égale confiance. Plus il existe de confiance entre tous les membres, plus il y aura de transparence, d’engagement, de créativité et de rendement. En conséquence, la communication est plus que jamais nécessaire à distance. Le travail peut être virtuel, mais les personnes sont bien réelles. Et c’est du contact humain et de la collaboration que jaillissent les meilleures idées.

Pour ce faire, il est important de posséder les outils virtuels qui permettent d’être en contact en permanence avec tous nos collègues. Cela ne se fait pas uniquement à travers e-mails ou tchats, car il est essentiel de pouvoir dialoguer face à face avec nos collègues. C’est à ce moment où la réunion conjointe par vidéoconférence devient un outil indispensable, qu’elle soit prévue à une heure précise ou qu’elle soit spontanée, afin de parler et de discuter sur les idées. Le contact humain est la base de la personnalité et du succès d’une entreprise. Les équipes virtuelles fonctionnent mieux lorsque chacun donne le meilleur de lui-même.

Pour nous aider à conserver convivialité et cordialité entre les membres de l’équipe, il est conseillé de programmer la pause-collation et la pause-repas et en profiter pour passer les appels vidéos pour les contacts personnels. C'est le genre de conversations qui se déroulent autour d’une tasse de café ou de thé ou pendant que chacun déguste sa boîte-repas.

Il est important de ne pas oublier de bouger. De se lever, d’étirer les jambes et de changer de position pendant que nous travaillons. Rester à la maison ne doit pas être synonyme d’engourdissement ni d’apathie. Pour ce faire, il est intéressant de pouvoir disposer d’une table réglable qui permet d’alterner travail assis et travail debout, avec des sièges qui s’adaptent au corps et qui favorisent une posture confortable. Travailler sur les chaises de la salle à manger ou sur le canapé peut se révéler être une source de problèmes de santé à long terme.

Technologie

Un ordinateur et une connexion Wifi peuvent suffire pour répondre aux e-mails ou pour rédiger et envoyer un rapport. Mais le travail en équipe exige bien plus que cela. Les nouvelles technologies offrent de nouveaux outils de travail à distance, qui facilitent la coordination des équipes et le travail en réseau. Des bases de données en réseau synchronisées aux applications tournées vers la planification et l’organisation de tâches comme Monday, Trello et Asana, qui permettent à toute l’équipe de partager des projets, des objectifs et des délais.

Des applications comme celles-ci permettent d’introduire des descriptions détaillées de chaque tâche, la date de livraison, l’état du projet et les personnes qui s’impliquent dans chaque tâche. Il est possible d’ajouter des fichiers et même de créer des calendriers, selon les fonctions de chacun tâche. Des réunions via Skype ou Google Hangouts doivent également faire partie de l’organisation quotidienne.

Une fois que les outils nécessaires sont bien définis, c’est le moment de décider de l’organisation interne de l’équipe. Pas seulement du point de vue professionnel, mais également du point de vue personnel, afin que la coordination soit la même au sein de l’espace de travail comme en dehors de celui-ci.

Prévision

Dans cette optique, la prévision et la planification demeurent essentielles. Pour pouvoir mettre en œuvre un système de travail collaboratif en réseau, il est nécessaire d’établir une planification claire, pourvue d’une série de routines quotidiennes appliquées aux tâches, aux réunions et aux horaires de la journée de travail, accompagnées des délais, des participants et des objectifs de chaque tâche et de chaque projet.

D’autre part, chaque membre de l’équipe doit s’assurer de pouvoir disposer d’un espace adapté, confortable et efficace pour effectuer ses tâches professionnelles à la maison pendant tout le temps nécessaire, en faisant appel à un esprit d’équipe et à des valeurs partagées qui seront les facteurs clés pour aborder et franchir tout type d’obstacles.

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