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Smart Working: la definición de un nuevo método de trabajo flexible

Smart Working: la definición de un nuevo método de trabajo flexible

MAYO 2024 | 5 minutos

Los nuevos retos globales obligan a las empresas a transformarse. A modificar su estructura, sus procesos, sus equipos y sus propios espacios para lograr un sistema de trabajo más ágil y más flexible. Capaz de dar respuesta a los nuevos tiempos, aprovechando las oportunidades que abre la tecnología y potenciando la creatividad y el bienestar del equipo, surge una nueva forma de trabajo conocida como Smart Working.

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¿Qué es el Smart Working?

Para entender qué significa “Smart Working”  podríamos decir que se trata de una manera nueva de enfocar el trabajo que abandona rigideces y patrones predeterminados para poner el foco en lo relevante: las ideas, los proyectos y las personas.

Surgen así metodologías nuevas que favorecen la flexibilidad en aras de la creatividad y el bienestar. Que busca crear valor e innovación a partir de la colaboración inteligente entre las personas y las tecnologías. Una cooperación que contribuye a reducir los costes operativos y a reducir el impacto en el medio ambiente.

Suponen, además, un cambio en la cultura laboral y busca proporcionar el marco de trabajo necesario para generar unos procesos inteligentes y ágiles que favorezcan la efectividad de la organización y su capacidad para adaptarse a los cambios. 

Conceptos básicos en el Smart Working

Smartworking se centra en cuatro conceptos que cobran una dimensión nueva: espacio, tiempo, tecnología y personas.

Espacio

El trabajo deja de quedar circunscrito a los límites físicos de la empresa, a una mesa y a una silla. Diferentes tareas pueden requerir espacios y compañeros distintos, incluso en lugares remotos. Lo importante es la tarea no el lugar en el que se desempeña. Así, la

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Tiempo

Reorganizar y automatizar procesos de trabajo permite poner la clave en el proyecto, en los objetivos y en cada una de las tareas realizadas, con independencia del lugar y del momento en que se aborden. Las tareas individuales se vuelven así más flexibles y el tiempo destinado al trabajo en equipo puede orientarse a la creatividad y a la innovación.

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Tecnología

La tecnología ha supuesto una revolución en los espacios de trabajo, creando maneras de colaborar más eficientes, optimizando procesos y agilizando proyectos. La tecnología es la que permite la flexibilidad en cuanto al espacio y el tiempo del trabajo, pero debe estar siempre alineada con la estructura y el funcionamiento de la empresa para ser efectiva.

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Personas

Las nuevas metodologías del trabajo ponen el foco en las personas. Depositan en el equipo la confianza y la responsabilidad de las tareas. El dónde y el cuándo se desarrollan las tareas pierde importancia en favor de la creatividad y de los resultados. Poder decidir las fórmulas de trabajo que mejor encajan con cada uno promueve también la libertad y el bienestar del empleado, mejorando su compromiso y satisfacción. Un factor crucial en un momento en el que la captación y retención del talento es más determinante que nunca.

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La configuración de cada uno de estos conceptos depende de cada empresa y de cada equipo. De hecho, la filosofía Smartworking se articula en torno a cuatro modelos: Agile Working, Activity Based Working, Knowledge-Based Working y Experience-Based Working.

Agile Working

Se basa en la confianza y responsabilidad de cada miembro del equipo. Se traduce en un viaje de transformación cultural implica primar los proyectos y los resultados, aportando autonomía, libertad y flexibilidad. Potencia que cada uno pueda trabajar cuándo, dónde y cómo quiera, centrándose en el cliente y usuario y trabajar de manera transversal.

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Activity-Based Working

Supone una evolución de Agile Working pero se enfoca en la actividad que se realiza. Potencia la colaboración del equipo e insta a los empleados a descubrir e instaurar la mejor manera de trabajar a través del diseño del espacio. Ya no es el individuo sino el equipo el que ocupa una determinada área de las oficinas.

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Knowledge-Based Working

Este concepto incorpora el conocimiento sobre el comportamiento de las personas, ya que recopila datos a través de sistemas inteligentes. Esa información permite detectar patrones de comportamiento y adaptar al trabajo de la empresa a las necesidades cambiantes de los empleados y de los clientes.

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Experience-Based Working

Los mejores lugares de trabajo se centran en las experiencias que generan dentro del espacio. Éstos ofrecen a los empleados opciones acerca de dónde trabajar, cómo trabajar y cuándo trabajar, además de movilidad y flexibilidad. Las generaciones jóvenes prefieren la experiencia a la propiedad. Buscan conectar entre ellos, crear comunidad y compartir experiencias. Y las empresas priorizan el bienestar de sus trabajadores.

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Los espacios de trabajo smart aportan soluciones

En ese sentido, el espacio de trabajo tiene mucho que aportar en la transformación de las empresas. La propia concepción y distribución del espacio, así como la elección del mobiliario debe responder a esa necesidad de flexibilidad y a los requisitos concretos de cada compañía y de cada equipo. La versatilidad del mobiliario permite generar espacios de concentración, de socialización, de comunicación o de dispersión. Existen diversas soluciones de mobiliario que permiten generar espacios Smart Working y dotar al empleado del poder de mover su puesto de trabajo en función de sus necesidades diarias. 

Estos espacios "Smart working", representan la vanguardia en la conceptualización y diseño de entornos laborales. En este paradigma, las "Smart offices" se erigen como ejes centrales, ofreciendo soluciones innovadoras que trascienden la mera funcionalidad espacial para abrazar la eficiencia, sostenibilidad y bienestar del usuario.

Las oficinas inteligentes están diseñadas para adaptarse dinámicamente a las necesidades de los trabajadores, incorporando tecnologías de última generación para optimizar la gestión de recursos, facilitar la colaboración a distancia y promover un ambiente laboral saludable. Los espacios flexibles generan modelos de negocio flexibles y procesos ágiles y permiten incorporar a personas muy diversas, asegurando su confort y bienestar. Consiguen potenciar la comunicación y la innovación y, en ese sentido, el mobiliario se convierte en un aliado de la productividad y el talento.

Para arquitectos, diseñadores de interiores y expertos del sector, esto representa un emocionante desafío: el de redefinir el concepto tradicional de espacio de trabajo, integrando elementos arquitectónicos innovadores con soluciones tecnológicas avanzadas. Así, el "Smart working" unido a las "Smart offices" no solo mejora la productividad y el bienestar, sino que también se posiciona como un pilar fundamental en la construcción de futuros entornos de trabajo sostenibles y centrados en el ser humano.